Вы считаете совещания злом? Если да, вам просто не посчастливилось быть на эффективных совещаниях – которые проводятся ради результата, а не «для галочки». Чтобы организовывать совещания именно такие – после которых коллеги способны свернуть горы – придерживайтесь следующих принципов.
Как в Google
Определите ответственных
У каждого вопроса, который стоит на повестке дня, есть ответственное лицо, и оно зафиксировано «на бумаге». При таком положении вещей не бывает ситуаций, когда проблема не решена, потому что с самого начала было неясно, кто должен был это сделать.
Не создавайте толпу
На бизнес-митинги собирается не более 10-ти человек. Зато это люди, которых обсуждаемые проблемы касаются непосредственно.
Срочные проблемы решайте, не дожидаясь совещания
Если каждый раз ждать очередного совещания, можно упустить большие возможности. Не привязывайте дела компании к графику собраний.
Устраивайте совещания как можно реже
Роль собраний сильно преувеличена, считают в Google. Лучше потратить время на плодотворную работу. (Аплодисменты).
Как в Apple
Будьте готовы защищать свои идеи
О том, что Джобс подчас вел себя агрессивно, критикуя коллег, ходят легенды, и в этом есть доля истины. Каждый должен быть готов отстаивать свою идею. Это заставляет профессионалов быть в тонусе, каждый раз задаваться вопросом: «Действительно ли идея так хороша? Она действительно принесет людям пользу?»
Правильный ответ «Да, и…»
А неправильный – «Нет, но…». Смотрите на вещи позитивно. Не отмахивайтесь от идей и задач, только потому что вам показалось, что они требуют слишком много усилий, а результат не гарантирован. Рискуйте.
На стадии генерирования идей воздержитесь от критики
«А что, если…», «Давайте просчитаем риски…», «Такого еще никто не делал…» и прочие «но» будут позже, и вы их рассмотрите в компании компетентных коллег. Когда вы придумываете идеи, позвольте фантазии разыграться на полную.
Еще советы на тему как сделать совещание эффективным
– Всегда составляйте повестку дня и рассылайте ее участникам. В противном случае бизнес-митинг рискует превратиться в посиделки за чашкой кофе, на котором коллеги делятся впечатлениями об отпуске.
– У совещания всегда должно быть время окончания. Это дисциплинирует. Когда участники знают, что время ограничено, они стремятся говорить по существу.
– Делайте перерывы каждые 30 минут (для длинных совещаний). Это позволит участникам долгое время сохранять свежую голову.
– Планируйте совещания на одно и то же время. Это помогает создать ритм и его придерживаться. Когда сотрудники знают, что они собираются каждую неделю, по понедельникам, в 15.00, это: а) позволяет им подготовиться, б) гарантирует, что совещание не свалится на них, как снег на голову, и не заставит перекраивать рабочий график.
– Собрания – чтобы общаться, а не для того чтобы решать проблемы. Проблемы можно обсудить потом, используя почту, мессенджеры, телефон. На совещании важно обменяться информацией, дать друг другу пищу для размышлений.
– На совещания приносите с собой решения, а не проблемы. Проще всего прийти и сказать, что где-то есть недостаток ресурсов. Подумайте, как можно проблему решить. Если каждый специалист будет действовать в такой манере, эффективность компании возрастет на 200%.
