Работать продуктивнее – не значит работать больше. Это значит за тот же промежуток времени выполнять больше задач. Вам кажется, что вы и так загружены, и увеличить продуктивность можно только, прибавив к рабочему дню пару-тройку часов? Давайте проверим, используете ли вы потенциал времени максимально эффективно. Спорим, что в вашем напряженном графике еще есть запас прочности, и его можно найти и использовать.
1) Утром отключаете будильник, чтобы поспать еще
Когда вы утром отключаете будильник, чтобы дать себе еще 10 минут отдыха, вам кажется, что вы поступаете правильно. На самом деле, вы оказываете себе плохую услугу.
В момент, когда звенит будильник, организм начинает вырабатывать особые «тревожные» гормоны, которые помогают проснуться и быстро прийти в состояние бодрости. На этом подъеме (пусть он и вызывает дискомфорт) можно начать день бодро и энергично, если встать сразу.
Что мы делаем, когда даем себе еще чуть-чуть поспать? Мы и не используем эту энергию, и порцию полноценного отдыха все равно не получаем: невозможно за 10 минут уснуть глубоким восстанавливающим сном.
2) Ставите в приоритет работу, а не сон
Мы думаем, что выигрываем время, когда работаем почти без отдыха. Это иллюзия. Со временем накапливается усталость, и продуктивность падает (в отдельных, тяжелых, случаях она может упасть до нуля). На восстановление, и физическое, и моральное, уйдет время – кто хотя бы раз испытал на себе, что такое профессиональное выгорание, понимает, о чем мы говорим. Поэтому давайте себе отдых.
3) Оставляете свой телефон/смартфон возле кровати
Это провоцирует вас к тому, чтобы перед снова и снова взглянуть на экран.
Перед сном почитайте книгу, мысленно распланируйте день, просто полежите с закрытыми глазами, вспоминая что-нибудь приятное. Тогда сон будет более глубоким и спокойным, нежели после чтения новостей в Интернете или активного обмена сообщениями в соцсетях.
4) То и дело заходите в Интернет
Думаем, нам не нужно рассказывать, как это бывает. Вам в голову пришел какой-то вопрос, и тут же начинаете искать в Интернете. Где Google, там и соцсети; где Википедия, там и Одноклассники. Сеанс в Интернете растягивается на час, а ведь за этот час можно сделать много полезного, и домой уйти вовремя.
Попробуйте действовать следующим образом. Когда вам в голову приходит мысль что-то поискать, запишите вопрос в блокнот (если не требуется найти ответ срочно). В конце рабочего дня вы сможете пробежать список глазами и найти ответы на интересующие вас вопросы. Интересно, что половина, если не больше, вопросов «отпадут» как несущественные, и вы не потратите на них ценное время.
5) Выполняете несколько задач одновременно
Эффективно выполнять несколько задач одновременно способно около 2% людей. Вы уверены, что относитесь именно к этой доле населения Земли?
6) Хаотично проверяете почту
Один сеанс проверки содержимого папки «Входящие» занимает в среднем 25 минут. Сколько раз в день вы проверяете почту? Посчитайте, сколько времени на это уходит.
Есть два варианта. Если вам позволяет работа, устраивайте два раза в день сеансы проверки почты – в фиксированный промежуток времени. И после проверки почты не позволяйте себе «нырнуть» в Интернет.
Вариант второй. Устраивайте 30-минутные «забеги»: заводите будильник на 30 минут вперед, и в этот промежуток времени занимайтесь одним определенным вопросом. Не отвлекайтесь в эти полчаса на разговоры по телефону, на просмотр почты и другие дела; сосредоточьтесь только на задаче. Затем сделайте перерыв в 10-20 минут, и снова – получасовой «забег».
7) Важные дела откладываете на вторую половину дня
Это касается дел не просто важных, но неприятных: к которым трудно подступиться. В итоге эти задачи с привкусом уксуса выстраиваются в очередь и заставляют вас сидеть на работе до девяти вечера.
Съешьте «лягушку» сразу. (Это образное выражение используется в коучинге). «Лягушка» – это тяжелая, заковыристая задачка, мысли о которой портят настроение, которую мы откладываем на потом.
Начните день с выполнения 1-2-х таких заданий. До обеда вы с ними справитесь и – о чудо! – почувствуете прилив счастья оттого, что мысли о «лягушке» больше не портят вам аппетит.
8) Участвуете в большом количестве совещаний
Многие вопросы можно решить с помощью телефона, и-мейла, скайпа и прочих достижений научно-технического прогресса. Насколько это в ваших силах, постарайтесь сократить число личных встреч: общайтесь с коллегами, участвуйте в совещаниях только когда это необходимо. Что касается личных встреч, можете попробовать такую схему.
Назначайте встречи по просьбе других людей, только если они предоставили общий план встречи и могут сказать определенно, сколько вашего времени им нужно.
9) Слишком много планируете
Руководители, которые очень ценят свое время, иногда так много времени проводят в планировании, что остается мало времени для работы. Аналогичным образом поступают люди, которые хронически не успевают справляться со своими задачами: кажется, что если планировать более тщательно, то времени станет больше. Не станет. Не занимайтесь планированием ради планирования. Планируйте так, чтобы был результат – более продуктивная работа. Для этого достаточно уделить планированию по полчаса утром и вечером. В пятницу вечером или в воскресенье вечером можно распланировать неделю. Раз в месяц нужно составить план на следующий месяц. Раз в полгода – план на полгода. Раз в год – план на год. И время на корректировку планов и оценку результатов.
10) Мало планируете
Отсутствие планирования тоже бьет по продуктивности. Начните с самого простого: с плана на следующий рабочий день. Намечайте фронт работ, определяйте, какие задачи наиболее приоритетные, рассчитывайте усилия и время таким образом, чтобы успеть максимум и при этом соблюсти баланс «работа – жизнь». Немного практики – и вы увидитесь, как много можно сделать за один рабочий день.
