Работать продуктивнее – не значит работать больше. Это значит – работать разумнее, то есть при меньших затратах времени получать более существенный результат. Эта цель более достижима, чем вы думаете. Постарайтесь избавиться от нескольких вредных привычек, которые мешают вам в полной мере сосредоточиться на выполнении задач.
Избавиться от них будет не просто, но, когда вы справитесь, вы искренне поблагодарите себя за усилия.
1. Мультизадачность
Мы льстим себе, когда искренне верим, что можем делать несколько дел одновременно и сохранять темп. Психологи утверждают, что только 2% людей способны быть эффективными, выполняя две и больше задач одновременно. Для остальных людей мультизадачность – хороший способ работать медленнее и делать больше ошибок.
2. Откладывание важных задач на вторую половину дня
Иногда мы откладываем сложные задачи неосознанно: мы находим дела более срочные, которые на самом деле таковыми не являются.
Начинайте день с самых сложных и неприятных дел. Представьте, что уже к обеду вы сможете чуть расслабиться. К тому же, успешное решение проблемы будет вас мотивировать весь остаток дня.
3. Злоупотребление совещаниями
С учетом возможностей, которые предоставляет электронная почта, видеоконференции и чаты, время на проведение совещаний можно смело сокращать.
Возьмите на вооружение следующую схему. На совещаниях формулируйте проблемы, давайте вводную информацию, а остальное обсуждайте при индивидуальном общении, очном или он-лайн.
4. Неподвижное состояние в течение дня
Идея может вам показаться экстремальной, но в компаниях США и Европы она активно используется, и с успехом.
В теплое время года проводите совещания и митинги на свежем воздухе, например, в кафе или в парке. 20-30 минут в окружении приятных пейзажей или в стильном интерьере способствуют тому, что свежие идеи появляются, как грибы после дождя.
5. Отключение будильника по утрам
Признайтесь, хотя бы иногда вы тоже так делаете: отключаете утром будильник и даете себе поспать еще 5-10 минут. Кажется, вы даете себе чуть больше отдыха, и это хорошо. На самом деле вреда в этом больше, чем пользы.
Объясняют специалисты по здоровью: когда вы просыпаетесь от звонка будильника, в кровь поступают особые гормоны – как реакция на «тревогу» – которые помогают вам собраться, сосредоточиться, нацелиться на предстоящий день. Засыпая снова, вы теряете этот заряд энергии. Кроме того, лишние 10 минут не дадут вам так много энергии, чтобы ваше самочувствие в течение дня было намного лучше.
Сказанное не означает, что нет смысла спать больше. Имеет. Достаточное количество сна – залог хорошего самочувствия, высокой продуктивности, ясности ума. Старайтесь высыпаться. Чтобы не ограничивать себя в сне, разумно стройте рабочий график и не засиживайтесь за делами допоздна.
6. Импульсивные поиски информации в Интернете
Интернет всегда под рукой, поэтому, когда появляется вопрос, мы тут же идем искать вопрос во всемирной паутине. Вопросы не всегда срочные, но ради них мы отвлекаемся от работы и теряем от 20 минут до полутора часов драгоценного времени.
Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют поступать так: возникающие у вас не срочные вопросы записывайте в блокнот, вечером выделяйте время на поиск ответов.
7. Отсутствие приоритетов
Некоторые люди думают, что чем больше в жизни целей, тем больше вероятность успеха. Если не сработает одна идея, в запасе есть десяток других.
Возможно, у кого-то такая схема срабатывает. Но в целом более продуктивным является выделение генеральных целей – самых главных.
Рецепт выделения приоритетов от Уоррена Баффета:
– определите 25 целей, которых вы хотите достичь до конца жизни;
– из них выделите самые главные, без которых вы будете считать свою жизнь нереализованной,
– на втором списке и сосредоточьте усилия.
8. Избыток планирования
Профессионалы, график которых перегружен, пытаются планировать день очень подробно, расписывая буквально каждый час. Но работать в соответствии с графиком сложно: его легко нарушает звонок клиента, незапланированное совещание или отмененный рейс. Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют: планируйте до 75% рабочего времени, остальное пусть остается на «импровизации». Гибкий график – не значит график беспорядочный; он дает свободу маневра и снимает часть внутреннего напряжения.
9. Недостаток планирования
Сказанное выше не означает, что в планировании нет смысла. Планирование – это эффективный инструмент, если его использовать грамотно.
Любые шаги планируйте, учитывая стратегические цели. Перед каждым важным шагом задавайте себе вопрос: какой будет выгода (не только и не столько в материальном плане; насколько планируемый шаг приближает вас к одной из генеральных целей).
10. Перфекционизм
Лень – одна из причин прокрастинации (откладывания дел на потом) – может посоревноваться по тяжести последствий с перфекционизмом (стремлением все делать идеально). Говоря точнее, перфекционизм может быть причиной лени: мы как будто ждем момента, когда будем готовы все сделать в лучшем виде.
Лучшего момента не существует. Идеальных условий не бывает никогда. Приступайте к сложной задаче, как будто ныряете в холодную воду: сначала страшно, потом сердце колотится от выброса адреналина, потом от прилива энергии наступает эйфория, и вы можете свернуть горы.
Начало года – хороший повод начать избавляться от вредных привычек, чтобы в 2016-м удивить самого себя достигнутыми результатами и ощутимым карьерным продвижением.
