Для планирования рабочего дня существуют планировщики, или органайзеры – программы, с помощью которых легко контролировать фронт предстоящих работ. Самые известные – Evernote, Trello, Wunderlist, Todoist, TickTick, Google Календарь и другие.
Но это – инструменты, электронные версии старого доброго ежедневника, только с очень расширенными функциями. Приложения помогают удержать в поле обилие дел («проектов» – если говорить языком предпринимателей и специалистов из высокотехнологичных отраслей, например, IT), но они не учат грамотной организации дня (и – более глубоко в перспективу – недели, месяца, года).
Как организовать рабочий день – учат простые и понятные методики, применимые для каждодневных рабочих ситуаций.
- Метод «Съешь слона»: большие задачи дробим на более мелкие и поступательно движемся к цели. Кушая слона по кусочкам, важно не думать о величине слона в целом и о том, сколько еще нужно съесть. Фокусируемся на каждой подзадаче в отдельности.
- Метод «Съешь лягушку» (кто-нибудь знает, почему методы тайм-менеджмента – такие кулинарные?): начинай день с выполнения самой сложной или неприятной задачи. Закрытие самого трудоемкого вопроса гарантирует подъем настроения и отсутствие сверлящего мозг предвкушения от столкновения с «невкусной» задачей.
- Метод «Помодоро». (Опять кулинария! Потому что «помидор» в данном случае – это маленький будильник, который стоит на кухне и помогает картошке не сгореть). Выставляем будильник на 25 минут. В течение этого промежутка усиленно занимаемся конкретным делом, не отвлекаясь вообще! Будильник прозвенел – заканчиваем, 5 минут отдыхаем. Затем – новый цикл. Важно не отвлекаться во время 25-минутных сессий.
Перечисленные техники – это инструментальный уровень. А есть еще стратегический. Если с этого уровня посмотреть на предстоящее «поле боя», то оно начинает выглядеть более упорядоченным. Для стратегической оценки планируемых дел идеально подходит матрица Эйзенхауэра.
Основная идея: задачи делятся на 4 типа (см. рисунок).
Матрица Эйзенхауэра для эффективного управления временем
1) Важные и срочные
Специалисты по планированию пишут, что в идеале этот квадрат должен быть пуст – потому что, если вы эффективно управляете временем, то самые важные дела не должны быть срочными. Если они попали в эту группу, значит, это – «хвост», оставшийся со вчера; что-то важное не было выполнено вовремя, поэтому теперь время поджимает.
На практике, мы не застрахованы от появления в повестке дня вопросов и важных, и требующих безотлагательного решения. Их решаем в первую очередь.
Пример: ответ на жалобу ключевого клиента, подготовка отчета для внеплановой проверки налоговой, организация визита CEO компании в филиал.
2) Важные, не срочные
Пожалуй, самая приятная группа. Над этими вопросами можно подумать, не спеша; тем более, что они требуют вдумчивого подхода.
Если пункты из первого списка приходится рассматривать сразу, как только они возникли, то вопросы из этого квадрата можно отложить на конец рабочего дня или даже на вечер: когда адреналина в крови меньше, ясности в мыслях больше, и есть настрой на размышления о стратегических планах.
Примеры: пересмотр бюджета на ближайший квартал, составление сметы на ремонт офиса, поиск сотрудника на должность руководителя отдела.
3) Срочные, не важные
Задания из этого квадрата подлежат строгой цензуре. На них стоит тратить время именно сейчас, если:
Можно справиться за 5 минут,
От выполнения этой задачи нельзя отказаться.
Цензура заключается в определении – стоит ли вообще браться за это задание. Возможно, оно настолько неважное, что его следует проигнорировать?
Примеры: принять участие в конференции, ответить на предложение неизвестного поставщика воспользоваться скидкой, купить кофе для офиса.
4) Не срочные, не важные
В эту «серую» зону попадают дела около-бытового характера. Их статус не означает, что об этих заданиях вообще можно забыть, хотя как раз о них забыть проще всего, ведь нет ни важности, ни срочности. Поэтому такого рода дела стоит записывать и держать на контроле, потому что неважное однажды может стать очень важным – например, если в офисе прорвала труба, а вы так и не нашли компетентного слесаря.
Примеры: купить пачку бумаги, потому что заканчивается; почистить «Входящие»; найти контакты альтернативной, более дешевой клининговой компании для уборки офиса.
Пример плана на день с использованием матрицы Эйзенхауэра
Для составления плана можно использовать таблицу в Excel.
- Записываем список дел на завтра.
- Распределяем дела по приоритетности (разносим по квадратам).
- Составляем почасовый график на день.
- Помечаем дела по мере выполнения (цветом).
- В конце дня переносим на следующие дни невыполненные задачи.
- Просматриваем выполненные задачи и кормим себя булочкой в качестве поощрения.
Важно, чтобы срочные дела располагались в верхней части плана. И не забывайте переносить важные, но не выполненные дела на следующие дни.
